La DSN décryptée : le mode d’emploi pour remplir sereinement votre déclaration sociale nominative

DSN déclaration sociale nominative : définition et fonctionnement

Définition DSN, c’est quoi ?

DSN, c’est quoi exactement ? La définition du DSN, Déclaration Sociale Nominative, est la suivant. C’est un fichier numérique envoyé chaque mois par l’employeur à l’ensemble des organismes de protection sociale. Concrètement, elle permet de transmettre, en une seule fois, toutes les données sociales des salariés aux organismes concernés : URSSAF, CPAM, France Travail (ex-Pôle emploi), caisses de retraite, etc. Elle s’effectue en ligne via net-entreprises.fr.

Que contient une DSN ?

• Les données d’identification des salariés : noms, prénoms, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.
• Les informations sur le contrat de travail : date d’embauche, type de contrat (CDI, CDD, etc.), temps de travail, statut cadre/non-cadre, conventions collectives, etc.
• Les éléments de rémunération : salaire brut, primes, avantages en nature, heures supplémentaires, etc.
• Les absences et arrêts de travail : congés, maladie, maternité, paternité, accident de travail, etc.
• Les fins de contrat : démission, licenciement, rupture conventionnelle, départ en retraite.
• La formation professionnelle suivie et le compte personnel de formation.
• L’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise.

La DSN remplace ainsi de nombreuses déclarations sociales qui existaient précédemment, dans une volonté de simplification administrative.

Pourquoi faire une DSN déclaration sociale nominative ?

La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis 2017. Elle présente de nombreux avantages :

• Rationalisation des formalités sociales : la déclaration sociale nominative remplace plus de 40 déclarations sociales existantes.
• Gain de temps : plus besoin de remplir de multiples formulaires, tout est centralisé en un seul envoi mensuel.
• Fiabilité des données sociales : les données sont certifiées et contrôlées.
• Sécurisation des droits sociaux des salariés : identification unique et portabilité des droits.
• Réduction des coûts de gestion : moins de risques d’erreurs ou de contentieux.
• Confidentialité renforcée : le circuit de données est simplifié et mieux sécurisé.

Faire sa DSN est donc une obligation légale, mais aussi un moyen de simplifier et fiabiliser les relations avec l’administration sociale.

Qui doit faire une DSN ?

Toutes les entreprises du secteur privé employant des salariés sont obligées de remplir des DSN déclarations sociales nominatives.

Sont donc concernés :

• Les TPE et PME
• Les grandes entreprises
• Les associations à but non lucratif
• Les particuliers employeurs
• Les entreprises de travail temporaire
• ou encore, les entreprises multi-établissements

Certains cas particuliers existent aussi dans le secteur public et pour les entreprises étrangères établies en France. En bref, dès lors que vous employez des travailleurs, vous devez la remplir. Comment ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.

Comment remplir sa première DSN déclaration sociale nominative ?

La première déclaration sociale nominative est toujours la plus complexe à réaliser. Mais, pas de panique, avec la bonne méthodologie et en suivant scrupuleusement toutes les étapes, tout va bien se passer.

1. Collecter les données de vos salariés : Rassemblez pour chaque salarié ses informations personnelles (état civil, coordonnées, situation familiale), son contrat de travail et sa fiche de paie du mois.
2. Paramétrer les rubriques dans votre logiciel : Si vous utilisez un logiciel de paie, vérifiez qu’il est à jour et paramétrez les nombreuses rubriques de la DSN (type de contrat, cotisations, caisse de retraite, mutuelle, etc.).
3. Saisir les données invariantes : Enregistrez pour chaque salarié les données stables le concernant : date de naissance, numéro de sécurité sociale, statut cadre/non-cadre, nombre d’enfants à charge, etc.
4. Renseigner les blocs de données mensuelles : Saisissez les éléments variables du mois : rémunération nette, cotisations patronales, nombre d’heures travaillées et supplémentaires, absences, primes éventuelles…
5. Vérifier attentivement votre déclaration : Avant transmission, vérifiez attentivement que toutes les données saisies sont correctes. Testez votre fichier sur le site de contrôle pour détecter les erreurs.
6. Transmettre votre DSN selon la méthode choisie : Une fois validée, envoyez votre déclaration sociale nominative par l’intermédiaire qui vous convient avant la date limite.
7. Corriger si besoin après réception du CRM : Si des corrections sont demandées suite au compte-rendu métier, vous devrez faire une déclaration rectificative.

Comme vous pouvez le constater, il n’y a rien de très sorcier. La première déclaration peut cependant paraître assez impressionnante. N’hésitez donc pas à vous faire accompagner pour la remplir, l’important étant d’éviter toute erreur !

Une fois votre DSN remplie, il vous faudra la transmettre.

Comment transmettre sa DSN ?

Vous pouvez transmettre votre déclaration sociale nominative de 3 façons :

1. Sur le site net-entreprises.fr

1. Rendez-vous sur www.net-entreprises.fr et identifiez-vous avec vos identifiants personnels.
2. Cliquez sur « Déclarer » puis sélectionnez « DSN » dans le menu.
3. Cliquez sur « Saisir une DSN » pour commencer votre déclaration.
4. Renseignez les informations demandées dans les différentes rubriques.
5. Une fois terminé, cliquez sur « Valider » pour vérifier votre DSN.
6. Si tout est correct, cliquez sur « Signer et déposer » pour transmettre votre déclaration sociale nominative.

2. Via votre logiciel de paie

1. Ouvrez votre logiciel de paie et vérifiez qu’il est à jour.
2. Renseignez toutes les données liées à la paie du mois.
3. Lancez l’option « Générer la DSN » dans le logiciel.
4. Vérifiez le fichier XML produit avant envoi.
5. Validez l’envoi automatique en ligne par votre logiciel selon l’échéance.

3. Par un tiers déclarant

1. Transmettez vos bulletins de salaire du mois à votre tiers déclarant.
2. Vérifiez avec lui les données saisies pour la DSN.
3. Une fois la déclaration sociale nominative générée, demandez-lui de vous la communiquer pour contrôle.
4. Votre tiers déclarant se charge d’envoyer la DSN à votre place.

Et attention, transmettre une DSN n’a rien d’anodin, vous devez absolument respecter les délais impartis.

Quand transmettre sa DSN URSSAF ?

La transmission de la DSN n’est pas une formalité à prendre à la légère car elle obéit à des délais spécifiques qui varient en fonction de la taille de l’entreprise. Voici le calendrier officiel selon l’URSSAF :

Taille de l’entreprise	Date limite de dépôt
Moins de 50 salariés	Avant le 15 du mois suivant
50 salariés et plus	Avant le 5 du mois suivant
Travail temporaire	Avant le 25 du mois

Des échéances spécifiques existent par ailleurs pour :

• Les entreprises du bâtiment et des travaux publics : avant le 15 du mois.
  
• Les employeurs du régime agricole : avant le 20 du mois.
  

Enfin, la DSN doit être transmise dans les 5 jours ouvrés maximum pour certains événements comme un arrêt ou accident de travail et une fin de contrat. Attention car le non-respect des dates limites entraîne des sanctions financières.

Quels sont les risques en cas de non-respect des obligations DSN URSSAF ?

Le non-respect des règles entourant la DSN URSSAF expose l’employeur à plusieurs types de sanctions juridiques et financières :

Type de risque	Conséquences
Sanctions financières	– Amende de 50€ par salarié pour retard de dépôt – Amende jusqu’à 75€ par salarié pour absence de déclaration – Majoration des amendes en cas de récidive
Pénalités sur cotisations	– Redressements sur les cotisations dues – Majorations de 5% à 25% appliquées sur les cotisations
Perte des exonérations	– Perte des exonérations sur les cotisations patronales – Perte des réductions de charges comme sur les heures supplémentaires
Litiges et contentieux	– Indus de prestations sociales – Contentieux engagé par les salariés – Remboursement de sommes importantes

Comme vous pouvez le constater, la déclaration sociale nominative URSSAF n’est pas à prendre à la légère et un défaut de transmission pourrait vous coûter cher… Vous avez peur de vous tromper dans vos DSN ? Vous n’avez pas le temps de vous occuper de ces formalités ? Alors le portage salarial pourrait bien être la solution faite pour vous.

Le portage salarial, la solution pour ne plus avoir à gérer de DSN en embauchant des freelances

En tant qu’entreprise, externaliser ponctuellement certaines missions à des freelances présente de nombreux avantages en termes de flexibilité et de coûts. Cependant, cela implique aussi des contraintes administratives supplémentaires, notamment la réalisation d’une DSN déclaration sociale nominative, même pour un freelance intervenant occasionnellement.

Heureusement, il existe une solution simple pour recruter des freelances sans avoir à gérer toutes ces formalités : le portage salarial via 2i Portage.

Avec 2i Portage, leader du portage salarial, plus besoin de :

• rédiger un contrat,
• gérer la paie,
• les congés,
• et surtout faire la DSN pour vos freelances.

Toutes ces tâches administratives sont directement prises en charge par 2i Portage.

Pour faire simple, en faisant appel à des freelances en portage salarial avec 2i Portage, vous bénéficiez de :

• Une simplification totale : aucune démarche administrative liée à l’emploi de vos freelances
• La garantie du respect de toutes les obligations légales et conventions collectives
• La possibilité de tester un freelance facilement avant un recrutement
• Un interlocuteur unique : 2i Portage gère tous les aspects contractuels et RH à votre place

Libérez-vous des contraintes administratives en employant vos freelances avec 2i Portage. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et laissez 2i Portage s’occuper du reste !

La DSN déclaration sociale nominative : ce que vous devez retenir

Pour résumer, la DSN est une déclaration mensuelle obligatoire rassemblant les données sociales des salariés, avec des dates limites de dépôt selon la taille de l’entreprise, dont le non-respect entraîne des sanctions financières et juridiques.

• La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises employant des salariés.
• Elle doit être transmise mensuellement, selon un calendrier précis.
• Elle permet de centraliser toutes les données sociales en un seul fichier.
• Des outils et guides officiels sont disponibles pour vous accompagner.
• Le portage salarial peut vous libérer de cette contrainte.