Onboarding : Des clés pour réussir l’intégration de vos consultants

Pourquoi l’intégration de vos consultants externes est-elle importante ?

Intégrer un consultant externe n’est pas toujours évident pour les entreprises qui doivent faire face à de nombreux défis tels que :

• Le manque d’engagement,
• Des difficultés à établir une relation solide avec les clients.
• Un taux de turnover élevé,
• Ainsi qu’un risque de déculturation, soit l’absence d’identification des consultants aux valeurs de votre entreprise.

Alors, comment y remédier ? Tout simplement en mettant en place une stratégie d’onboarding efficace !

L’intégration d’un consultant indépendant à l’entreprise est en effet la clé pour lui permettre de s’adapter rapidement à son nouvel environnement.

Percevez-le comme un membre à part entière de l’équipe et considérez ses besoins distincts. Montrez-lui qu’il compte vraiment pour vous !

Oui, mais comment faire ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.

Les 5 étapes clés pour une intégration réussie de vos consultants

Réussir l’intégration d’un collaborateur externe au sein de son entreprise n’est pas compliqué. Il suffit simplement de suivre quelques étapes clés pour que le processus se passe en souplesse et que le consultant se sente pleinement investi de sa mission :

1. Accueillez-le avec la plus grande attention.
2. Mettez en place un parcours d’intégration clair et structuré.
3. Adaptez votre communication et vos outils de travail.
4. Créez des conditions de travail adaptées.
5. Intégrez la culture d’entreprise dans la stratégie d’onboarding.

1 – PRÉPAREZ-LUI UN BEL ACCUEIL

L’arrivée d’un consultant externe est plus qu’une simple formalité administrative. C’est une occasion de montrer votre professionnalisme et de faire bonne impression.

Faites en sorte que le premier jour soit plus qu’un simple briefing.

• Organisez un petit-déjeuner d’accueil pour qu’il puisse se présenter, parler de ses expériences et que les équipes fassent sa connaissance.
• Prévoyez un déjeuner d’équipe pour créer des liens.
• Faites-lui faire une petite visite des locaux.
• Glissez quelques goodies aux couleurs de l’entreprise dans son « welcome pack ».
• Et n’oubliez pas la communication ! Un mail de bienvenue personnalisé avec toutes les informations liées à son arrivée est indispensable.

Enfin, assurez-vous que tout est prêt pour sa première journée : poste de travail, ordinateur, badge d’accès…

Il ne doit pas avoir à vous demander quoi que ce soit. Et pour l’aider à se repérer, mettez à sa disposition un organigramme de l’équipe.

Vous verrez que toutes ces petites attentions faciliteront grandement son intégration.

Alors, il est vrai que tout cela peut sembler très contraignant au premier abord, mais pensez-y comme un investissement qui payera à long terme.

2 – ÉTABLISSEZ UN PARCOURS D’INTÉGRATION CLAIR ET STRUCTURÉ

Votre consultant externe est prêt à enfiler ses gants de travail ? Parfait ! Maintenant, il est temps de lui montrer précisément ce qu’il doit faire.

Créez un plan d’intégration qui expose les étapes clés de sa mission. Cela comprend :

• les personnes à rencontrer,
• les formations à suivre,
• les documents à consulter,
• les informations incontournables
• …

Pourquoi ne pas également lui attribuer un tuteur, responsable de sa formation et de son intégration au sein de l’entreprise ? Ce point de contact privilégié pour répondre à toutes ses interrogations contribuera grandement à le rassurer.

Objectifs clairs, missions concrètes, suivi régulier… L’idée est ici d’établir des points d’étapes pour suivre sa performance.

Encouragez-le à prendre des initiatives et à partager sa vision du projet. Il sera d’autant plus investi.

Enfin, n’oubliez pas de solliciter son feedback tout au long de son parcours. C’est une excellente façon d’ajuster votre onboarding si nécessaire.

3 – ADAPTEZ VOTRE COMMUNICATION ET VOS OUTILS DE TRAVAIL

Ça y est, votre consultant est prêt à travailler ! Mais avant de le lancer dans le grand bain, vous devez vous assurer qu’il puisse facilement collaborer avec les membres de son équipe. Il faut donc mettre toutes les ressources nécessaires à son service.

Des outils collaboratifs tels que Slack, Trello ou Microsoft Teams peuvent s’avérer très utiles pour faciliter les échanges entre lui et vos salariés permanents.

4 – CRÉEZ DES CONDITIONS DE TRAVAIL ADAPTÉES

Assurez-vous que le consultant dispose des outils et du matériel nécessaires pour bien faire son travail.

• Un endroit calme pour travailler,
• un bon accès à internet,
• une chaise confortable…

Tous ces éléments sont essentiels.

Définir clairement les conditions de travail du consultant est également crucial.

Par exemple, a-t-il accès au restaurant de l’entreprise ? Est-il autorisé à télétravailler ? Manifestez une réelle intention d’accompagner le consultant dans la réalisation de ses missions. Vous verrez, vous en tirerez les plus grands bénéfices.

5 – INTÉGREZ LA CULTURE D’ENTREPRISE DANS LE PROCESSUS D’ONBOARDING

Enfin, intégrer un consultant dans votre entreprise ne se limite pas à lui donner du travail à faire. Il doit se sentir entièrement intégré à l’équipe.

Comment ? En l’incluant dans les activités informelles de l’entreprise : afterworks, événements festifs… Tout ce qui peut renforcer les liens avec le groupe et favoriser sa motivation.

Plus il sera immergé dans votre culture, plus il s’adaptera rapidement.

Les points clés pour intégrer efficacement vos consultants

Si vous ne deviez retenir que trois choses pour une intégration réussie de vos consultants, ce serait :

1. Préparez leur arrivée avec soin : accueil personnalisé, petit-déjeuner de bienvenue, « welcome pack », etc. Chaque détail compte pour leur faire une bonne première impression.
2. Donnez-leur les clés pour réussir : un parcours d’intégration clair, un tuteur attitré, des ressources adaptées, des objectifs précis et un suivi régulier. Tout doit être mis en place pour faciliter la prise de poste de votre consultant indépendant.
3. Impliquez-les dans la vie de l’entreprise : participation aux activités informelles, compréhension de votre culture d’entreprise… Faites-leur sentir qu’ils font partie de l’équipe.

Voilà, vous avez maintenant toutes les cartes en main pour intégrer efficacement vos consultants !

Et souvenez-vous : une bonne intégration est synonyme d’un consultant heureux et donc plus productif. Alors n’attendez-plus, mettez ces conseils en pratique et observez les résultats !

Des questions sur l’onboarding de vos consultants ? N’hésitez pas à contacter 2i Portage, nous sommes là pour vous accompagner !