DPAE : enjeux et obligations de la déclaration préalable à l’embauche

C’est quoi la DPAE ?

La DPAE, ou Déclaration Préalable à l’Embauche, est une procédure obligatoire en France lors de l’embauche d’un salarié.

Elle doit être adressée à l’URSSAF ou à la MSA (selon l’activité de l’entreprise) dans les 8 jours précédant la prise de poste du salarié.

Une DPAE nominative doit être remplie à chaque embauche d’un salarié et permet de regrouper en un document 6 formalités liées à son embauche, dont :

• l’immatriculation de l’entreprise et du salarié,
• l’affiliation au régime d’assurance chômage,
• l’adhésion à un service de santé au travail,
• la demande de visite d’information et de prévention,
• et la préparation de la liste des salariés pour la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).

Comme vous commencez sûrement à le comprendre, la DPAE est donc un document incontournable lors de l’embauche d’un collaborateur. Mais à quoi sert-elle au juste ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.

À quoi sert la DPAE ?

La déclaration préalable à l’embauche est utile aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.

Elle permet de :

1. Ouvrir au salarié tous ses droits sociaux : en effectuant la déclaration préalable, l’employeur s’assure que son salarié bénéficie de tous les droits dont il a besoin, tels que la couverture santé, les prestations sociales et la garantie d’un traitement équitable en cas de litige.
2. Être couvert en cas d’accident du travail : en déclarant son salarié, l’employeur permet une prise en charge en cas d’accident du travail. Cela protège non seulement le salarié mais aussi l’entreprise, qui pourra bénéficier des assurances adéquates.
3. Bénéficier d’éventuelles exonérations : certaines embauches ouvrent droit à des exonérations fiscales ou sociales pour l’employeur. Réaliser la DPAE permet de bénéficier de ces avantages.
4. Satisfaire aux demandes de l’administration : la DPAE constitue une preuve du respect des obligations légales par l’employeur lors de contrôles administratifs. Ceci évite d’éventuelles sanctions liées au travail dissimulé ou à d’autres manquements à une obligation légale.

Pour faire simple, la DPAE est une étape essentielle car elle garantit que l’employeur remplit toutes ses obligations légales et assure au salarié une couverture sociale adéquate et une protection en cas d’accident du travail.

Comme vous pouvez vous en douter, elle est donc obligatoire pour toute embauche d’un salarié. Mais regardons tout ça d’un peu plus près.

Dans quel cas la DPAE est-elle nécessaire ?

La déclaration préalable est nécessaire pour toute embauche de salariés, que ce soit :

• à temps partiel (CDD, intérim…),
• à temps plein (CDI),
• en contrat de professionnalisation,
• en apprentissage,
• etc.

Elle est également obligatoire pour les travailleurs indépendants et les entreprises de portage salarial.

Vous l’aurez compris, il sera donc impossible d’y échapper… Il va donc falloir la remplir avec le plus grand soin.

Comment faire une déclaration préalable à l’embauche ?

Réaliser une DPAE peut paraître assez fastidieux au premier abord mais, en réalité, cela n’a rien de bien sorcier.

Il vous suffit simplement de :

1. Créer un compte employeur sur le site de l’URSSAF.
2. Créer un espace employeur sur le site net-entreprise.fr.
3. Réunir toutes les informations nécessaires :

• code APE,
• numéro de SIRET,
• service de santé au travail,
• identité et numéro de sécurité sociale du salarié,
• informations du contrat de travail,
• date et heure de l’embauche.

4. Remplir le formulaire de déclaration préalable à l’embauche sur le site net-entreprise.fr ou à partir d’un ERP (Progiciel de Gestion Intégré).

Une fois toutes ces démarches effectuées, vous recevrez alors un accusé de réception pour valider le processus.

La p’tite astuce 2i : Un ERP facilite la DPAE. Il permet le pré-remplissage des données du formulaire de déclaration et son transfert direct à l’URSSAF. Cela vous fait gagner du temps, évite les erreurs de saisie et centralise la gestion administrative du personnel.

Malgré ce super tuto, remplir une DPAE vous paraît compliqué ? Vous vous dites que vous n’avez pas le temps de vous en occuper et que vous verrez ça plus tard ? Mauvaise idée ! La DPAE doit impérativement être réalisée dans les temps, sinon, gare aux sanctions…

Quelles sont les sanctions en cas d’absence de DPAE ?

Souvenez-vous de ce que nous avons vu précédemment : la DPAE doit impérativement être effectuée dans les 8 jours précédant la date d’embauche du salarié.

Dans le cas contraire, votre responsabilité en tant qu’employeur pourrait être engagée sur plusieurs plans et vous pourriez encourir :

• Des sanctions civiles : vous devrez régulariser les cotisations de Sécurité sociale et vous mettre à jour concernant les déclarations non effectuées.
• Des sanctions administratives : une pénalité équivalente à 300 fois le taux horaire du minimum garanti sera appliquée.
• Des sanctions pénales : le délit de travail dissimulé est passible d’une amende et d’une peine d’emprisonnement.

Et attention car, les peines et amendes encourues pour dissimulation d’emploi salarié sont plutôt élevées :

• Pour une personne physique : une amende de 45 000 € et jusqu’à 3 ans d’emprisonnement.
• Pour une personne morale : une amende de 225 000 € et éventuellement un placement sous surveillance judiciaire.

Par ailleurs, des peines complémentaires, comme l’interdiction d’exercer une activité professionnelle pendant 5 ans et la diffusion du jugement de sanction pénale dans une liste noire du ministère du travail, sont également possibles.

Vous voyez donc que les sanctions encourues peuvent s’avérer très coûteuses. Alors, autant éviter de prendre des risques inutiles !

Mais bon, la vie d’une entreprise est faite de nombreux aléas et un oubli peut parfois survenir… Dans ce cas, la meilleure solution consiste à contacter l’URSSAF le plus rapidement possible afin de vous conformer aux démarches et aux déclarations obligatoires. 

Vous éviterez ainsi des sanctions plus lourdes et garantirez les droits sociaux de vos salariés.

Vous êtes consultant indépendant en portage salarial ? Vous voulez savoir si vous êtes soumis à une DPAE et qui doit s’en charger ? Alors la suite va vous intéresser.

DPAE et portage salarial : comment ça se passe ?

Le portage salarial est une solution qui permet à des travailleurs indépendants de bénéficier du statut de salarié tout en conservant leur autonomie.

Lorsqu’un travailleur ou consultant indépendant choisit le portage salarial, c’est la société de portage qui devient son employeur et lui verse un salaire. Ainsi, la responsabilité de réaliser la DPAE incombe à l’entreprise de portage.

La société de portage a pour mission de réaliser toutes les démarches administratives liées à l’embauche du travailleur indépendant, y compris la DPAE.

Cela permet aux travailleurs indépendants d’être couverts par les droits sociaux (protection en cas d’accident du travail, assurance chômage, etc.) et de se concentrer sur leur activité professionnelle sans être encombrés par la gestion administrative.

En choisissant une société de portage sérieuse et reconnue comme 2i Portage, vous vous assurez que votre DPAE sera effectuée dans les règles de l’art et vous éviterez ainsi tout risque lié à l’absence ou au retard dans la réalisation de cette déclaration obligatoire.

La DPAE : que retenir ?

La Déclaration Préalable à l’Embauche est une procédure administrative indispensable pour protéger les droits sociaux des salariés, assurer leur couverture en cas d’accident du travail et respecter les obligations légales des employeurs.

• Remplir une DPAE fait partie des formalités obligatoires pour toute embauche d’un salarié, que ce soit pour une mission ponctuelle (CDD, intérim…) ou pour un contrat à durée indéterminée (CDI).
• Les sanctions encourues en cas d’absence ou de retard dans la réalisation de la déclaration peuvent être sévères, tant sur le plan financier que juridique.
• Le portage salarial est une solution idéale pour les travailleurs indépendants qui souhaitent bénéficier du statut de salarié sans avoir à se soucier des contraintes administratives telles que la DPAE.